Mii de oameni, zeci de preparate și zero loc pentru greșeli. Cum se organizează un eveniment de mare anvergură marca Bucate pe Roate
Intenționezi să organizezi un eveniment de anvergură în curând (dacă e așa, spune-mai mai multe, te rugăm!) sau pur și simplu visezi cum va fi atunci când îți vei lansa brandul personal sau vei organiza târgul de fashion la care te gândești de când erai copil și te uitai la „Diavolul se îmbracă de la Prada”? Știi cum se spune, ca să manifești, trebuie să vizualizezi, așa că materialul de azi îți va fi cu siguranță util în ambele direcții.
Vorbim despre cel mai bun serviciu de catering pentru gestionarea evenimentelor complexe, cu participare numeroasă, la standarde naționale și internaționale. Nu sunt doar așa, cuvinte mari, pentru că Bucate pe Roate (da, despre ei e vorba) au fost prezenți și au impresionat la super eventuri mari (uriașe, chiar!) precum vizita Papei Francisc și Summitul informal al şefilor de stat şi de guvern din Uniunea Europeană, Autototal Business Show (ATBS), Gala premiilor Gopo (și nu de azi, de ieri, ci de peste 10 ani) și câte și mai câte astfel de participări lăudabile.
Crezi că nu poți atinge amplitudinea unor asemenea evenimente? Cui să servești tu peste 17000 de porții de mâncare? Noi credem că visele nu ar trebui să aibă limite, și asta ți-ar spune-o, suntem sigure, Adrian Ungureanu și Daniel Nagirdu, fondatorii serviciului de catering românesc de cea mai înaltă calitate.
Un pic de istoric
Însăși povestea fondării Bucate pe Roate arată că poți face orice. Brandul, un proiect 100% românesc, a fost fondat în 2009. Ca orice business ce atinge un renume notabil, și aici inițiatorii vor accepta, cu zâmbetul pe buze, că dacă ar fi știut prin ce urmau să treacă, s-ar fi gândit de zece ori înainte să demareze businessul. Dar așa sunt toate poveștile frumoase, că doar de aceea merită să fie povestite, nu?
Pe scurt, Bucate pe Roate se specializase în servicii de catering pentru evenimente corporative, dar așa cum am văzut la mai toate marile proiecte, intuiția le-a șoptit celor doi fondatori să își testeze limitele, astfel că, în 2015, compania achiziționa brandul Pomello (serviciu de livrare mâncare gătită acasă, pionier al conceptului de „mâncare la oală" în România). Această decizie e cea care le-a garantat supraviețuirea în perioada pandemiei, când, în numai câteva luni, lumea întreagă s-a schimbat, evenimentele s-au anulat, iar multe businessuri au clacat.
Azi, serviciile Bucate pe Roate includ catering corporativ (prânzuri de afaceri, coffee break-uri, conferințe, cocktail-uri de recepție), catering pentru evenimente private (nunți, botezuri, ocazii speciale), meniuri sezoniere și o platformă de comandă online. În paralel, compania se adresează și celor mai fine papile gustative și celor mai selecți clienți, prin brandul Carte Blanche, pentru „experiențe gastronomice premium și servicii de hospitality dedicate evenimentelor exclusiviste, brandurilor de lux și proiectelor care pun accent pe rafinament, personalizare și excelență în execuție.”
Prin Carte Blanche, compania a deservit branduri internaționale precum BVLGARI, Lancôme, Sephora, Ferragamo, MaxMara și Hugo Boss, precum și gale și evenimente culturale (Premiile Gopo și Gaia Festival). Cu Bucate pe Roate, a fost prezent la vizita Papei Francisc, Summitul UE de la Sibiu, Autototal Business Show (ATBS) și multe alte evenimente private care, deși nu au avut aceeași anvergură, au „compensat” prin încărcătura sufletească și provocările de o altă natură.
Ce vrem neapărat să nuanțăm e că Bucate pe Roate și Carte Blanche sunt, în esență, aceeași companie, beneficiind de aceeași infrastructură, aceleași vehicule de transport și, evident, aceleași certificări. Diferența e că Bucate pe Roate asigură catering corporate, business lunch, conferințe și evenimente private, în vreme ce Carte Blanche este brandul dedicat segmentelor premium și luxury: gale culturale, lansări de brand, evenimente fine dining. Vrem neapărat să subliniem aceste distincții pentru că suntem sigure că mai devreme sau mai târziu îți vei îndeplini visul, și trebuie să știi la cine să apelezi, nu? Că doar de asta ai ajuns până aici.
O poveste frumoasă, cu provocări pe măsură
Prin triumfurile repurtate în masă la evenimentele despre care ți-am vorbit mai sus, Bucate pe Roate transmite un mesaj clar: „specialitatea casei” (dincolo de cele mai delicioase preparate, evident) sunt evenimentele naționale și internaționale, cu sute sau chiar mii de participanți, ce necesită un mix aproape amețitor de logistică, siguranță alimentară și capacitate operațională, niciuna dintre aceste revendicări nelăsând pe plan secund experiența culinară, desigur.
Sunt copleșitor și când așterni aceste lucruri pe hârtie, dar oare cum sunt la fața locului? Am citit mărturisirile echipei Bucate pe Roate și credem că ne-am făcut o idee, așa că vrem să împărtășim și cu tine.
Așadar, ce provocări presupune să te ocupi de cateringul la un eveniment de anvergură?
Vezi această postare pe Instagram
Cifre, cifre, cifre
Păi hai să începem cu asta: ce e mai edificator decât ideea de a servi 27.135 sandwich-uri, 32.400 pachete de băuturi distribuite, peste 17.000 de porții de mâncare și 20.000 de băuturi servite (într-o zi!), 1000 de invitați VIP, la un eveniment cu 42.000 de participanți și două zile de operare continuă? O asemenea anvergură a prezentat-o Autototal Business Show (ATBS), cel mai mare târg de piese, accesorii și echipamente auto din România, ce s-a desfășurat în perioada 17-18 mai, la Romexpo, în București, și la care Bucate pe Roate a fost partener oficial de catering.
Logistica
Dacă numerele de mai sus nu te-au amețit deja, atunci hai să descoperim partea încă și mai complexă și mai nuanțată a serviciilor de catering pentru evenimente medii și mari. Cifrele vorbesc de la sine, e adevărat, dar nu prezintă decât superficial amploarea unui efort colosal. Că tot am discutat despre ATBS, gândește-te că acesta a presupus nu una, nu două, ci trei zone de servire simultane: stand-ul de food & drinks pentru toți participanții, zona VIP, cu bufet complet, la etaj, și o zonă separată cu meniuri pentru staff-ul organizatorului. Când te mai gândești că fiecare secțiune a venit cu provocările ei, deja începi să resimți fiori, nu? Și nici măcar nu ai fost acolo.
Pe de altă parte, dificultățile de logistică nu presupun numai o suprafață vastă de acoperit, volume gigantice sau un ritm infernal. De exemplu, la Premiile Gopo, altele au fost provocările. Astfel, accesul către Teatrul Național este un adevărat labirint: echipa a trebuit să intre prin spatele Grand Hotel, pe strada Batiștei, orientându-se printr-un traseu îngust ce necesita expertiză și coordonare cu echipa de securitate a clădirii. Parcă nici nu ți se mai pare atât de greu să prepari, să zicem, o porție de Creveți tiger cu salsa de mango, nu?
Meniu
Dacă tot am discutat despre mâncare, hai să dăm Cezarului ce e al Cezarului: meniurile Carte Blanche și Bucate pe Roate sunt incredibil de gustoase. Nu insistăm pe acest subiect, pentru că deja ne plouă în gură, doar îți lăsăm o mostră de meniu, respectiv chiar cel de la vizita Papei Francisc din 2019, din România. Iată cum sună lista care sigur te va face să grăbești prânzul (sau orice masă urmează să servești acum): Clătită umplută cu raţă confiată, castravete, ridiche albă, sos hoisin, coriandru, seminţe de susan şi afine; Crackers cu foie gras în crustă de fistic şi chutney de mango; Yorkshire pudding cu bresaola şi pesto; Mini quiche Comte cu sparanghel; Cupă cu ceviche de doradă cu fructul pasiunii; Mini frigărui cu muşchi de vită; Creveţi tiger cu salsa de mango; Mini frigărui de curcan cu ciuperci shiitake; Prăjitură cu matcha şi mousse de ciocolată albă.
Aprovizionarea
Ne reîntoarcem la evenimentele cu zeci de mii de participanți și te rugăm să îți imaginezi numai ce înseamnă să fii o companie cu câțiva zeci de angajați și să prepari mâncare pentru mai bine de o mie de ori mai mulți oameni! Fie că vorbim despre meniuri alese pentru segmentul luxury sau catering corporate, toate preparatele sunt gătite cu aceeași pasiune și aceeași grijă în bucătăria de 500 mp din București, certificată FSSC 22000, și transportate frigorific.
Ce trebuie să reții aici e că, mai ales atunci când e vorba despre un eveniment amplu precum ATBS, aprovizionarea trebuie făcută în tranșe, de mai multe ori pe parcursul zilei, fiindcă nu e suficient să aduci volumele impresionante de mâncare la destinație, trebuie să te asiguri că punctele de servire nu sunt supraaglomerate și că mâncarea e la fel de proaspătă la prânz și seara ca la primele ore ale dimineții. Și așa cum remarca și titlul, nu e un loc unde să îți permiți să faci greșeli.
Echipă
Nu poți să servești mâncare la peste 17000 de oameni într-o zi cu o echipă de câteva zeci de persoane. Pe de altă parte, când ești prezent la un eveniment cultural, așa cum e, de exemplu, Gala Premiilor Gopo, nu ai nevoie să recrutezi un număr la fel de consistent, dar trebuie să pui accent pe finețea și discreția servirii. De exemplu, la târgul ATBS, Bucate pe Roate a lucrat cu peste 130 de persoane (bucătari, ospătari, barmani, personal de montaj, personal de vânzare și coordonatori), iar la Gopo cu 6 (2 bucătari, 2 ospătari și 2 coordonatori). Asta nu trebuie să te facă însă să crezi că al doilea eveniment a fost mai simplu; ba dimpotrivă, spațiul fiind mai îngust, personalul a trebuit să acopere mai multe roluri, simultan, servirea fiind realizată atât la bufet, cât și pass around, printre invitații stilați care se fotografiau, acordau interviu sau socializau.
Estimările
De parcă nu ar fi de ajuns, la un eveniment de amploare, precum e cazul târgului ATBS, nu poți ști niciodată cu exactitate de câtă mâncare ai nevoie. De cât mai multă, poți spune de pe margine, ca să nu rămâi descoperit, dar cine acoperă apoi pierderile? Și ce ne facem cu risipa? Tocmai de aceea, un serviciu de catering are nevoie și de matematicieni și de calcule exacte, de o dimensionare a stocurilor și de stabilirea unei marje de siguranță, peste estimările organizatorului.
Proceduri și certificări
Iată lista impresionantă a certificărilor obținute și deținute cu brio de către Bucate pe Roate: FSSC 22000 (standardul global de siguranță alimentară recunoscut de GFSI), certificările ISO 9001, ISO 22000 și HACCP, în vreme ce vehiculele de transport sunt autorizate ANSVSA. Poate că ți se par simple diplome, care nu spun nimic, dar nu e nici pe departe așa. Imaginează-ți peste 27000 de porții de mâncare servite și apoi, după ce le-ai schițat în minte, adu-ți aminte că e nevoie de control al temperaturii, trasabilitate a ingredientelor și igienă la punctul de servire, pe lângă gustul fresh, ireproșabil. Aceste certificări demonstrează că ești în stare, ca brand de catering, să te ocupi de toate astea.
Flux
Iar, când ne referim la un eveniment de anvergură, pregătirea din spatele acelor platouri elegante cu mâncate estetic etalată, plate-uri rafinate și gusturi desăvârșite, e poate și mai impresionantă. Pentru Summitului informal al şefilor de stat şi de guvern din Uniunea Europeană, ce a avut loc la Sibiu, pe 9 mai 2019, echipa Bucate pe Roate s-a mutat la Sibiu cu o săptămână înainte, pentru a recruta personal (70 de persoane din Sibiu și din apropiere) și a pregăti spațiul de producție (un laborator în Sibiel), dând startul pregătirilor cu 3 zile înainte de eveniment. Ca să îți dai seama numai parțial de ce a presupus acest eveniment află că, pe 9 mai, înainte de ora 7, în zona securizată din Sibiu au fost livrate peste 15000 de kg de preparate. Întregul eveniment a presupus coordonarea a 150 de colaboratori locali, acoperirea a cinci locații din oraș și servirea a 1500 de persoane simultan.
Timp și natura evenimentului
Dacă ți se pare că evenimentele extinse pe câteva zile sunt o piatră de încercare, să știi că nici cele contratimp nu sunt mai simple. De exemplu, la Gopo, aka cele mai importante premii dedicate cinematografiei românești, Carte Blanche a asigurat cateringul pentru cocktailul organizat în foaierul Teatrului Național înainte de ceremonie. Timpul era restrâns, așa că serviciul a fost „scurt și intens”, prezentarea trebuia să rămână impecabilă, servirea, aproape invizibilă, decorul, de multe, multe stele. Practic, echipa trebuia să alunece ca o suită de balet printre camere TV și microfoane, actori la patru ace și personalități sclipitoare.
Nu poți prevedea... neprevăzutul
OK, avem protocoale, programe, proceduri, dar când lucrezi cu oamenii, ești „terminat” dacă nu iei în considerare... neprevăzutul. Îți dăm doar un exemplu: la Summitul UE de la Sibiu, cel mai greu test nu au fost preparatele simandicoase sau prezentarea ireproșabilă, ci... restricțiile de securitate impuse de SPP. Imaginează-ți doar atât: după o săptămână întreagă de muncă, ți se comunică, cu o zi înainte de eveniment, că preparatele trebuie aduse la locație până în ora 6 dimineața. Ce faci atunci? Te adaptezi, căci asta e principala lecție oferită de Bucate pe Roate. Excelența înseamnă, înainte de toate, flexibilitate.
Te părăsim acum, căci mergem să ne scriem cartea sau să inventăm colecția de modă sau să schițăm lansarea produsului de beauty. Catering-ul îl avem deja asigurat!
Urmareste-ne pe Google News
